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Organización

Producido por  My Own Business, Socio de contenido del SME Toolkit

En esta sección abordaremos tres decisiones que todo empresario debe tomar:

  1. Si va a hacer negocios en forma individual o con un socio.
  2. Qué tipo de organización comercial va a utilizar en la empresa: propiedad individual, sociedad de personas, sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada.
  3. Qué asesores profesionales va a elegir.

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En caso de contar con un socio

Testimonio
B.J. Adelson
Abogado
" Si recibe consejos de un profesional, escúchelo. Probablemente sepa más que usted."
Transcripción - html

Es aconsejable tomar la decisión de tener un socio o no comparando los elementos “a favor” y “en contra”. Las razones más frecuentes para asociarse con otra persona para iniciar la empresa son:

  • La unión hace la fuerza. En otras palabras, dos cabezas piensan más que una al momento de analizar y tomar decisiones.
  • No estará obligado a estar siempre presente en la empresa. Habrá otra persona con quien compartir el trabajo, lo que le permitirá tomarse vacaciones y quedarse en casa en caso de estar enfermo.
  • Además, contará con un colaborador muy motivado y no sólo alguien que trabaja por el dinero que se le paga.
  • Los socios también pueden ser una ventaja si se produce una complementación de habilidades.
  • Es posible que deba contar con un socio que aporte capital y comparta el riesgo cuando las utilidades no sean las esperadas.

Algunos de los argumentos en contra de tener un socio son:

  • Deberá compartir los beneficios si la empresa logra tener éxito.
  • Perderá el control total de la empresa, en especial si usted y su socio tienen problemas para tomar decisiones.
  • Deberá compartir el reconocimiento si la empresa prospera.
  • Un socio carente de buen juicio puede llevarlo al desastre.
  • Corre el riesgo de enfrentar desavenencias y tal vez sea necesario que un socio compre la participación del otro si estas diferencias son irreconciliables.

Algunos de los factores que debe considerar al decidir si una persona será o no un buen socio son: ¿Comparten hábitos de trabajo y objetivos similares respecto a la administración de la empresa?, ¿sus habilidades son equivalentes o complementarias? Por ejemplo, diferentes habilidades le permiten distribuir la carga de trabajo y abordar los problemas desde una perspectiva más integral.

También darán a cada socio la posibilidad de anteponer su veto a decisiones importantes en su área de pericia, con lo que logrará una mejor estabilidad y se eliminarán posibles conflictos. Por último, también debería evaluar si suscribir un acuerdo de compraventa en caso de conflictos y la forma en que pagará el comprador (y si debe utilizar un seguro en caso de fallecimiento de uno de los socios).

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¿Qué tipo de organización comercial le conviene más?

Testimonio
Gary Hobday
Secured Retirement, Inc.
"Es muy importante pensar en el futuro de la jubilación."
Transcripción - html

Ya sea si trabaja solo o con otra persona, es aconsejable que se haga asesorar por un abogado a fin de determinar cuál es la organización comercial que más le conviene. Las alternativas y sus correspondientes atributos son básicamente las siguientes:

  • Una empresa individual tiene un solo dueño. Éste tendrá responsabilidad ilimitada respecto de las obligaciones de la empresa y los ingresos o pérdidas que registre se informarán en su declaración personal del impuesto a la renta, al igual que toda otra entrada o gasto que declare habitualmente (si bien estas declaraciones serán independientes entre sí). Aunque esta forma de organización evita incurrir en los gastos de constitución de una sociedad anónima o de personas, muchos empresarios comienzan a operar de esta manera porque desconocen las demás.
  • En una sociedad de personas, cada uno de los socios tendrá responsabilidad ilimitada respecto de las deudas de la empresa. Tanto los ingresos como los gastos se declaran individualmente para fines tributarios, aun cuando, posteriormente, cada socio debe declarar su parte proporcional de las utilidades o pérdidas que ha registrado la empresa como otra entrada en su declaración personal del impuesto a la renta.
  • En una sociedad en comandita, cada uno de los socios tiene responsabilidad ilimitada por las deudas de la sociedad, pero la exposición del socio comanditario a estas deudas se limita a su contribución. Con algunas excepciones menores, la declaración para fines tributarios es la misma que debe realizar una sociedad de personas.
  • Una sociedad anónima otorga responsabilidad limitada a los inversionistas. Con la salvedad que se indica más adelante, ninguno de los accionistas de una sociedad anónima tiene obligaciones respecto de las deudas, razón por la cual los acreedores sólo pueden reclamar los activos de la sociedad anónima como pago. Las sociedades anónimas realizan su propia declaración de impuestos y pagan sus propios impuestos a la renta. Si la sociedad distribuye algunas de sus utilidades en forma de dividendos, no deduce el dividendo al calcular sus impuestos; no obstante, los accionistas que han percibido estos beneficios deben pagar impuestos sobre los mismos, aun cuando la sociedad anónima haya pagado impuestos sobre las utilidades. Las sociedades anónimas gozan de ciertos beneficios tributarios como son la posibilidad de deducir las primas de seguros de salud.
  • Una sociedad anónima que ha optado por operar como una sociedad por acciones para efectos del impuesto federal a la renta, recibe el tratamiento de una sociedad de personas para fines tributarios y de una sociedad anónima en cualquier otro caso.
  • Una sociedad de responsabilidad limitada otorga, como bien lo dice su nombre, responsabilidad limitada a todos sus socios, pero puede recibir el tratamiento de una sociedad de personas para fines del impuesto federal a la renta. Las legislaciones estatales pueden diferir en cuanto al tratamiento de esta empresa como una sociedad de personas o sociedad anónima para fines del impuesto federal a la renta. Este tipo de empresa puede ser administrada por la totalidad de sus socios o bien tener una administración centralizada a cargo de uno o más de sus socios.

Como es evidente, existen variaciones en estas normas, por ende, es recomendable que se haga asesorar por su abogado y/o contador en cada caso específico para determinar la organización que mejor se ajuste a sus necesidades.

Uno de los aspectos que debe tener en cuenta al tomar su decisión definitiva es que, si bien en una sociedad anónima los accionistas tienen responsabilidad limitada, si la empresa no dispone de activos suficientes, una junta de acreedores puede exigir garantías personales a los accionistas. Ejemplo de esto son el arrendador, algunos proveedores y, por ley, la responsabilidad respecto a ciertos impuestos sobre salarios y frente a los empleados.

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Legislación aplicable

Son muchas las leyes aplicables a los propietarios de pequeñas empresas. Es preferible hacerse asesorar por profesionales a fin de determinar qué legislación se aplica a su caso particular, cuáles son los permisos con los que deberá contar para que su empresa comience a operar y adónde debe acudir para cumplir con la normativa vigente. Su abogado debería asistirlo en lo que concierne a la normativa laboral como ser las leyes relativas al empleo de menores, inmigrantes ilegales y normas de seguridad en el lugar de trabajo. Por su parte, el contador deberá cubrir la preparación y presentación de documentos relativos a:

  • Declaraciones del impuesto a la renta
  • Declaraciones del impuesto sobre la franquicia
  • Declaraciones del impuesto sobre el empleo
  • Plazos de pago del aporte retenido y del aporte patronal del impuesto sobre el empleo
  • Declaraciones y pago del impuesto de desempleo
  • Declaraciones y pago del impuesto sobre las ventas

Asimismo, su abogado puede asesorarlo en cuanto a los requisitos para licencias comerciales, incluidas las licencias especiales aplicables a empresas particulares, códigos de construcción, permisos de remodelación y leyes de planificación urbana, requisitos de las autoridades de salud y la legislación ambiental.

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¿Cómo lo pueden asistir los profesionales que trabajan para usted?

Su abogado

Además de los aspectos antes mencionados, su abogado podrá preparar un borrador de contrato de sociedad de personas o constituir la sociedad anónima, incluida la emisión de acciones y la presentación de los documentos correspondientes ante el Secretario de Estado y las autoridades pertinentes de sociedades anónimas. Su abogado deberá asesorarlo respecto de la estructura de propiedad más aconsejable, las negociaciones vinculadas a la compra de una empresa existente y la revisión de documentos en caso de que usted adquiera una franquicia. Asimismo, lo asesorará en materia de contratos de compraventa y la preparación de los documentos pertinentes.

Si su empresa requiere arrendar una oficina, tienda o fábrica, su abogado deberá revisar y aprobar los documentos de dicho arrendamiento. El arrendamiento puede convertirse en su mayor obligación, por lo que su abogado le podrá ayudar a negociar términos y condiciones equitativos y que protejan sus intereses. Por ejemplo, si proyecta un crecimiento, su arrendamiento debe incluir una disposición sobre la forma en que se gestionarán los requisitos de ampliación.

Su nueva empresa puede requerir asesoría legal especializada para el registro y protección de sus derechos de propiedad intelectual. La propiedad intelectual incluye sus derechos de propiedad respecto de su razón social, marcas registradas, derechos de autor y patentes. La legislación de propiedad intelectual es un área específica y es probable que requiera de un abogado experto en la materia.

Su contador

Su contador puede ser un asesor importante para las primeras decisiones, en materias como:

  • Decidir cuál sería la división adecuada del capital que usted aporta a una sociedad anónima, entre acciones y préstamos
  • Determinar la mejor estructura de propiedad
  • Asistirlo en la preparación de los libros y registros de la empresa
  • Asesorarlo frente a sus necesidades computacionales para fines contables.

Su contador desempeñará una función permanente respecto a las declaraciones de impuesto, asesoría relativa a las remuneraciones de los propietarios, preparación de estados financieros, proyección de necesidades de efectivo, expansión, contratación de nuevos empleados y evaluación de la rentabilidad de la empresa.

Su proveedor de servicios de planilla

Los proveedores de servicios de planilla pueden asumir las responsabilidades de un departamento de Recursos Humanos (RR.HH.). Su labor puede consistir en:

  • Llevar la planilla, incluidos los depósitos tributarios, declaraciones y devoluciones del impuesto sobre salarios
  • Desarrollar un manual de personal
  • Colaborar en la contratación, entrevista, capacitación y supervisión de los empleados
  • Administrar los beneficios
  • Administrar los seguros de desempleo

Su administrador del plan de pensiones

En su calidad de empresario, puede participar de los beneficios de planes de pensiones con diferimiento de impuestos para usted y sus empleados. Una buena planificación relativa a pensiones le ayudará a atraer y retener a los buenos empleados. En la actualidad, algunos proveedores de servicios de planilla son responsables de la administración de los planes de pensiones.

Los profesionales que trabajan para usted también pueden prestar asistencia en el desarrollo de su plan de negocios, aconsejándolo respecto a:

  • La organización adecuada
  • La asignación de responsabilidades a cada socio, como el nivel de control que tendrá cada parte
  • Las áreas que serán la responsabilidad primaria de cada uno y el grado de propiedad de cada socio.

En el caso de la adquisición de una empresa existente, estos profesionales lo asesorarán respecto de los beneficios y desventajas del negocio propuesto y lo ayudarán a negociar con el vendedor y su abogado.

Por último, lo asesorarán respecto a sus necesidades de capital, tanto al momento de iniciar las operaciones como al enfrentar necesidades de capital adicional si el negocio no prospera o si decide ampliarse.

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Actividades sugeridas:

  • Antes de comenzar las operaciones, reúna referencias y recomendaciones sobre abogados, contadores y agentes de seguros, de manera que pueda escoger a los asesores profesionales más indicados con bastante anticipación en el momento en que requiere de sus servicios. Es probable que en un principio respondan sus consultas en forma gratuita al ver que está considerando incorporarlos a su equipo de profesionales.

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Plan de negocios de la Sesión 4: Organización

Le sugerimos enfáticamente que descargue la plantilla del plan de negocios para esta sesión, Documento 4 – Plantilla del plan de negocios, y la complete ahora mismo.

Sección 4: Organización y asesores profesionales
Microsoft Word File MS Word

Instrucciones para completar la plantilla del plan de negocios:

  1. Cada cuadro tiene un título permanente EN MAYÚSCULAS.
  2. Debajo de cada título hay una oración que comienza con “Ingrese...”. Esto lo orientará respecto a qué información ingresar. Los cuadros se agrandarán según sea necesario, por lo tanto, utilice todo el espacio que precise.
  3. Después de completar los cuadros, elimine las oraciones que comienzan con “Ingrese…”. Esto hará que sólo se queden el título definitivo del cuadro y la información que haya ingresado.

Le sugerimos que complete todas las secciones del plan de negocios a medida que vaya avanzando en el curso.

La plantilla que incluye todas las sesiones, de la 1 a la 12, puede ser descargada también como un solo documento:

Secciones 1-12: Todo
Microsoft Word File MS Word

Incluya suficiente material informativo y de investigación. Arme un documento interesante que incluya información general, su biografía, gráficos, datos demográficos y material de investigación. Cuando termine de organizar el plan de negocios, imprímalo y organice las 12 secciones.

Hay muchos otros formatos para planes de negocios en bibliotecas, librerías y software.

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Test de la Sesión 4: Organización y asesores profesionales

  1. Un propietario único no es responsable personalmente por las obligaciones de su empresa.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. ¿En cuál de las siguientes formas de organización se pueden deducir las primas del seguro de salud como gastos de la empresa?
    1. Una empresa con propietario único.
    2. Una sociedad general.
    3. Una sociedad anónima.
  1. Si registro mi empresa como una empresa de responsabilidad limitada, debo presentar declaraciones impositivas como:
    1. Un individuo.
    2. Una sociedad anónima.
    3. Una sociedad general.
  1. Mi cuñado y yo deseamos establecer una tienda de reparación de aspiradoras y deseamos ser socios. También deseamos mantener bajos los costos de inversión. Deberíamos organizarnos:
    1. Con un apretón de manos informal.
    2. Como una sociedad anónima.
    3. Como una sociedad general.
  1. Como empresario, puedo colocar parte de los beneficios de mi empresa en un plan de jubilación libre de impuestos para mí.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. Un buen motivo para iniciar una empresa con un socio es:
    1. El socio asumirá la mitad de la responsabilidad por todas las obligaciones.
    2. Los socios con habilidades complementarias pueden mejorar las posibilidades de éxito de una empresa.
  1. En un principio, es una buena idea preparar los propios cheques de sueldos y salarios.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. La "propiedad intelectual" se refiere a:
    1. Los conocimientos acerca del negocio.
    2. Los activos, excepto los activos intangibles.
    3. Las patentes, las marcas y los derechos de autor.
  1. El contrato de arrendamiento para la nueva oficina o tienda debe ser examinado por su:
    1. Contador
    2. Abogado
    3. Asesor bancario
    4. Agente de arrendamiento del propietario.
  1. Un acuerdo de compraventa en una sociedad suele estar financiado por:
    1. Su asesor bancario.
    2. Su abogado.
    3. Un seguro de vida.
    4. Su contador.

 

Diríjase a la Sesión 5: Seguros

 


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