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Cómo evitar el fraude por parte de los empleados

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

La malversación y otros tipos de fraude financiero son tal vez las formas más comunes de robo por empleados. Las empresas pequeñas tienden a ser víctimas de este delito debido a que no cuentan con los sistemas de control necesarios para evitarlo. Utilice los siguientes consejos para proteger su empresa contra el personal sin ética.

Mantenga las responsabilidades separadas

Ningún empleado debe controlar una transacción financiera de principio a fin. La persona encargada de girar los cheques jamás debe estar a cargo de firmarlos. La persona que abre la correspondencia no debe ser la misma que registre las cuentas por cobrar y cuadre las cuentas. Al dividir las responsabilidades, será más difícil para el empleado robarle y manipular sus registros para ocultar el fraude.

Retire personalmente sus estados bancarios

No permita que alguien que puede cometer fraude tenga la oportunidad de destruir o sustraer evidencias de la malversación. El propietario de la empresa o un contador externo deben ser quienes reciban todos los meses los estados bancarios en sobres cerrados y los cheques anulados. Revise estos cheques con detenimiento. Estudie a quién se le ha pagado, las firmas y los endosos en cada cheque. Manténgase alerta frente a señales de fraude como ser:

  • Cheques a proveedores o gente que desconoce
  • Cheques por concepto de efectivo que son mayores que los montos que mantiene en la caja chica
  • Firmas que parecen falsificadas
  • Cheques faltantes o números de cheques no correlativos
  • Cheques pagados a terceros, pero endosados por alguien de su empresa
  • Cheques donde no coincide el beneficiario con el nombre que usted tiene en sus registros

Vigile de cerca los cheques de la empresa

No descuide los cheques de la empresa. Manténgalos en un cajón con llave y no le entregue la llave a nadie. Utilice cheques previamente numerados y revise frecuentemente si se registran números de cheques faltantes. Implemente un procedimiento de "cheque anulado", donde se requiera que usted (el propietario) valide todas las anulaciones. Exija que todos los cheques por una cifra superior a un valor nominal lleven dos firmas (donde una de ellas sea la suya). Y, por último, nunca firme un cheque en blanco.

Firme personalmente todo cheque correspondiente a la planilla

Es posible que éste sea un proceso lento, pero generalmente vale la pena el esfuerzo. Revise los cheques para verificar si se extendieron a gente que usted conoce. Si encuentra un nombre que no recuerda, averigüe de quién se trata. Lleve una cuenta semanal de la cantidad de personas incluidas en su planilla de pagos y verifique ese número con la cantidad de cheques que usted tiene. Asegúrese de que no se puedan hacer cambios en el archivo maestro de la planilla de su empresa sin su aprobación y firma. Otra alternativa: disponga de una cuenta bancaria independiente para la planilla, deposite la cantidad exacta de su planilla en dicha cuenta y luego insista en realizar una conciliación mensual.

No pierda de vista sus cuentas por cobrar

Asigne a más de un empleado la tarea de contabilizar y verificar los recibos que ingresan. Verifique que todos los cheques que se reciben se endosen correctamente. Considere la compra de un sello con el texto "Sólo para depósito" y úselo en todos los cheques recibidos. De esta forma puede evitar que algún empleado lo cobre. Investigue personalmente los reclamos de clientes que plantean que no se les ha asignado crédito por concepto de los pagos realizados. Fotocopie el anverso y reverso de los cheques de clientes y asegúrese de que se hayan depositado en su cuenta comercial.

Insista en que su contador tome vacaciones

Un empleado que está malversando fondos debe esforzarse permanentemente por ocultar este tipo de robo. Muchos pequeños empresarios se sorprenden al descubrir que empleados que aparentaban ser leales (jamás tomaban vacaciones ni se ausentaban por motivos de salud) en realidad les estaban robando. La razón es sencilla: estos empleados deben estar permanentemente en la oficina para poder cubrir todo rastro de sus acciones. Insista en que los empleados encargados de la contabilidad o teneduría de libros tomen vacaciones una vez al año. Idealmente, estas vacaciones deben tener una duración de dos semanas y deben tomarse a fin de mes, de manera que coincidan con el cierre de libros. Aproveche este período para que un tercero revise los libros y busque discrepancias.

Haga auditar sus libros en forma periódica

Al menos una vez al año, contrate a una entidad externa para que realice una auditoría de sus libros. Con esta medida usted dificulta el encubrimiento de una malversación por parte de un empleado. Esta auditoría no debe ser programada y debe realizarse en forma sorpresiva. Asegúrese de no realizarla en la misma fecha que el año anterior. Si sospecha que se está cometiendo un fraude, considere una "auditoría por posible fraude" en lugar de una "auditoría general". Este tipo de investigación apunta a descubrir y evitar este tipo de pérdidas.

Entienda sus libros

Habitualmente, las malversaciones se presentan cuando los libros están desordenados o no están sujetos a supervisión, lo que permite a un empleado quedarse con efectivo y recibos. En su calidad de empresario, debe estar familiarizado con el sistema de contabilidad y mantenimiento de registros de su empresa. Así, podrá revisar los libros con facilidad y asegurarse de que nada falte. Si usted no es una "persona de números", pida a su contador que dedique algún tiempo a mostrarle lo que debe buscar o bien tome un curso de capacitación en contabilidad o teneduría de libros. Confiar la supervisión de este aspecto crítico de su empresa a otra persona sólo allanará el camino para el fraude.

No descuide la seguridad de su software de contabilidad

No permita el acceso de personal no autorizado al software de contabilidad. No conecte la computadora que contiene los registros contables a la red. Asegúrese de que tanto la computadora como el software se encuentren protegidos por contraseñas. Cambie la contraseña en forma periódica para evitar que personal no autorizado tenga acceso a este programa. Si todavía utiliza libros mayores de papel, manténgalos bajo llave.


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