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Gestión de inventario

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Existen varias nociones de inventario. Una corriente de opinión afirma que tener inventario es inevitable dado que los costos de no tenerlo cuando los clientes lo demandan sobrepasa el costo de afrontar dichos costos. La otra corriente de opinión dice con firmeza que el inventario es la raíz de todos los problemas de producción. Dicho de otra forma, la presencia de inventario quiere decir que la empresa esconde detrás de los niveles de inventario ciertas ineficiencias de la firma.

Este módulo se enfoca en la primera escuela de pensamiento. Si los inventarios no se pueden eliminar totalmente y la producción sin existencias es una situación ideal, los inventarios deben entonces por lo menos ser gestionados.

¿Qué es el inventario?

El inventario se refiere por definición a las existencias de todo artículo o recurso usado por una organización de cualquiera de las siguientes formas:

•  Materias primas

•  Artículos en proceso

•  Artículos terminados

•  Partes componente

•  Suministros

Los inventarios existen para permitirle a las empresas cumplir con los requerimientos de los clientes. También existen usualmente para suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción, especialmente hacia los centros de trabajo dependientes. La razón principal de su existencia es la protección contra la incertidumbre de los proveedores. El inventario también permite la utilización realista y máxima de equipos y personal.

¿Cuáles son los costos de mantener inventario?

Hay dos categorías de costos asociados con el inventario - (1) el costo para mantener el inventario, y (2) el costo de no tener inventarios.

El costo de mantener inventario incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario.

•  Cuando la empresa también produce los materiales que necesita para la producción, el costo de reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar máquinas o realizar el cambio de actividades.

•  Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje, seguros contra incendio y robo, y administración de bodegas.

•  El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la pérdida de oportunidad asociada con inversión en inventarios que se podría aprovechar en otras actividades reduitables.

Los costos de no mantener inventario están relacionados principalmente con la pérdida de buena voluntad de los clientes y de réditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan públicos a clientes potenciales.

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios. La planificación de inventarios busca responder dos preguntas básicas:

•  Cuándo hacer los pedidos - Esta pregunta se relaciona con el concepto de momento de pedidos. Este es un sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena cuando su nivel de inventario baja de cierto nivel. El nivel usualmente es una función del plazo de entregas, la demanda diaria, y las existencias de seguridad.

•  Cuánto ordenar - la cantidad que se pide es determinada por la Cantidad económica a ordenar.

Hay dos sistemas básicos de planificación de inventarios - (1) el modelo de cantidad de orden fijo, y (2) el modelo de período de tiempo fijo.

La política de inventarios de las empresas que emplean el modelo de cantidad de orden fija es pedir una cantidad estándar cuando se alcanza el punto de reaprovisionamiento sin importar cuando éste ocurre. El pedido es accionado por el evento y depende de la demanda de los artículos. Este modelo es aplicable a:

•  Artículos costosos

•  Artículos importantes/críticos

El Modelo del período de tiempo fijo es el otro sistema de planificación de inventarios en el que la política de inventarios es hacer el pedido de materiales o partes en ciertos momentos designados, sin importar si se ha alcanzado el punto de reaprovisionamiento. El momento es accionado por el tiempo y no involucra ningún conteo físico de los artículos de inventario, y es aplicable bajo las siguientes condiciones:

•  Artículos más baratos y menos críticos

•  Los vendedores / compradores pueden obtener nuevos pedidos si realizan visitas regulares / de rutina a los clientes

•  Los vendedores / compradores pueden combinar pedidos para reducir los costos de órdenes y transporte

Como el sistema es accionado por tiempo, debe mantener un inventario promedio mayor para proteger contra falta de existencias durante el período de revisión.

¿Cómo se pueden controlar los inventarios?

Los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles de inventario y para diseñar sistemas y procedimientos para la gestión efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestión de inventarios, hay dos áreas importantes de decisión - (1) la clasificación de inventarios y (2) la exactitud de los registros de inventario.

Las estrategias del control de inventarios incluyen las siguientes:

•  Análisis ABC - ésta es una técnica que clasifica los inventarios de la empresa de acuerdo a tres categorías con base en su volumen anual en dólares.

El volumen anual en dólares se calcula como sigue:

ADV = demanda anual de cada item de inventario X costo por unidad

Según el ADV, los artículos del inventario se pueden clasificar como sigue:

Clasificación

Descripción

Clase A

El ADV es alto normalmente y representa cerca del 15% del total de los artículos de inventario pero representa el 75 - el 80% de los costos totales de inventario.

Clase B

El ADV es moderadamente alto y representa alrededor del 30% de artículos pero el 15 - 25% del valor.

Clase C

El ADV es bajo y representa alrededor del 55% de artículos pero solo el 5% del valor.

Esta clasificación implica que los artículos de clase A deben tener medidas de control de inventario físico más estrictas, pronósticos más exactos, y que deben involucrar más al proveedor.

Conteo por ciclos

El conteo por ciclos implica una auditoria continua de los artículos de inventario. Esto utiliza la clasificación de los artículos de inventario del análisis ABC. Hay tres procedimientos importantes en el conteo por ciclos:

•  Contar los artículos de inventario.

•  Verificar los archivos.

•  Documentar las inexactitudes.

•  Hacer seguimiento de las causas de las inexactitudes.

•  Tomar medidas remediales.

El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificación de los artículos de inventario, como sigue:

Clasificación

Frecuencia del conteo de ciclos

Clase A

Mensual

Clase B

Trimestral

Clase C

Semestral

Adopción 5S 

El sistema 5S es un sistema japonés de técnicas prácticas de economía doméstica que incluye cinco pilares:

Palabra en japonés

Traducción a español

Descripción

SEIRI

Ordenar

La ACCIÓN de ordenar artículos y clasificarlos según se necesiten o no. Los artículos que no se necesitan se botan, eliminan o liquidan mientras que los elementos que se necesitan se gestionan y almacenan en forma apropiada.

SEITON

Sistematizar

La ACCIÓN de colocar cada artículo que se necesita en el sitio correcto y asegurarse que está en funcionamiento. Esto incluye el uso de etiquetas, letreros, y sistemas de almacenamiento y archivo para facilitar el almacenamiento y la recuperación de dichos artículos.

SEISO

Barrido

La ACCIÓN de limpiar el sitio de trabajo totalmente asegurándose que está arreglado y bien presentado.

SEIKETSU

Desinfección

La CONDICIÓN de mantener altos estándares para gobierno de la casa para que no haya polvo o herrumbre en ninguna parte y que los empleados estén comprometidos con las primeras 3 S.

SHITSUKE

Shitsuke

La CONDICIÓN en la que todos los miembros practican las 4S arriba espontáneamente y por propia voluntad como un estilo de vida y que se ha vuelto parte de la cultura de la empresa.

 

REFERENCIAS:

•  Lee J. Krajewski and Larry P. Ritzman, Chapter Chapter 13 – Inventory Management, Operations Management: Strategy and Analysis , 5 th edition, 1999, pages 543-580.

•  Donald Waters, Chapter 18 – Independent Demand Inventory Items, Operations Management: Producing Goods and Services , 1996, pages 606-642.

•  Richard B. Chase and Nicholas J. Aquilano. Chapter 14 – Inventory Systems for Independent Demand, Production and Operations Management: Manufacturing and Services , 7 th edition, 1995, pages 544-585.


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