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Lista de verificación previa a las vacaciones

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Puede aliviar la tensión y el temor que pueden acompañar a la planificación previa a las vacaciones si crea una lista de tareas y temas que se deben gestionar en su ausencia y después marca cada punto a medida que se lo resuelve. Esta planificación sistemática le permite irse de vacaciones con la conciencia tranquila y tener un merecido descanso.

Como mínimo, necesitará que alguna persona de su organización lo cubra mientras usted está ausente. Si no tiene empleados, un colega profesional puede quedarse como respaldo para emergencias de clientes o consumidores.

Haga clic en los siguientes elementos para revisar algunos de los puntos clave de planificación que le asegurarán unas vacaciones libres de problemas:

Haga una lista de proyectos

Haga un inventario completo de los proyectos recientemente terminados, el trabajo actual y las próximas asignaciones. Para cada elemento de su lista, cree otra lista de todos los posibles problemas que podrían surgir en su ausencia. Planifique para cada uno de estos desarrollos. Asegúrese de no pasar por alto proyectos recientemente terminados. El trabajo que ha "puesto a dormir" puede a menudo generar averiguaciones de clientes o consumidores en las semanas siguientes.

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Planifique para el caso en que las cosas no salgan bien

Prepare una lista de situaciones posibles sobre los proyectos actuales y algunos colegas o personal interno. Un poco de planificación teniendo en cuenta la ley de Murphy puede preparar a todos para las cosas que indudablemente saldrán mal. ¿Cuáles son las principales preocupaciones para cada cliente? ¿Qué es lo peor que puede pasar con cada cuenta? Esta clase de planificación significa que los clientes hablarán con alguien que comprende sus preocupaciones en el caso de que surja un problema. Por ejemplo, sus notas sobre un proyecto en particular podrían decir, "Si la Sra. Green llama, es probable que esté preocupada por x e y. La última vez que completamos un proyecto como éste tuvimos dificultades en las siguientes áreas".

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Avíseles brevemente a los clientes o consumidores

No deje que su ausencia prolongada tome por sorpresa a los clientes. Avíseles sobre su ausencia con un mínimo de dos a tres semanas, preferiblemente más. Comuníqueles cuánto tiempo va a estar afuera, con quién deben comunicarse mientras tanto, cómo pueden comunicarse con esta persona (números de teléfono y fax y dirección electrónica) y de qué manera esta persona podrá ayudarlos. Comunique su confianza en la capacidad del personal para brindarles ayuda si surge un problema. Si tiene personal nuevo en su organización, haga que ambas partes hablen antes de irse. Es importante que sus clientes se sientan cómodos con los arreglos que usted haya hecho.

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Planifique teniendo en cuenta todas las comunicaciones entrantes

Asegúrese de estar preparado para manejar su correo de voz, correo electrónico y faxes entrantes.

  • Correo de voz: Si alguna otra persona de su oficina va a manejar su carga de trabajo, escriba su extensión o número telefónico en el mensaje saliente que usted envíe para que quienes llaman puedan comunicarse con una persona real que pueda responder a sus necesidades. Si no va a derivar a quienes llamen a alguna otra persona, escriba un mensaje tranquilizador que comunique a los clientes cuándo volverá y cómo pueden obtener lo que necesitan mientras tanto.
  • Correo electrónico: Verifique con su proveedor de Internet si tiene la opción de respuesta automática, un servicio que envía una respuesta automática a cualquier persona que le envíe correo electrónico mientras usted está ausente. Como su correo de voz, su mensaje de respuesta debe indicar cuánto tiempo estará fuera de la oficina y con quién pueden comunicarse si su mensaje requiere atención inmediata. Si no cuenta con esta opción, asegúrese de que alguien revise su buzón con regularidad y se ocupe de cualquier mensaje que necesite una respuesta directa.
  • Faxes: Haga que una persona de su oficina recoja, lea y haga circular los faxes de modo que no se pasen por alto asuntos urgentes. Puede hacer que alguna persona de su oficina reenvíe sus faxes a un número local para que los pueda recoger usted mismo mientras está en otro lugar.

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Reponga los suministros y la caja chica

Si va a dejar personal o compañeros de trabajo a cargo, asegúrese de que tengan suficientes suministros de oficina para seguir trabajando en su ausencia. Verifique que la caja chica tenga fondos y asegúrese de que éstos sean adecuados o deje un cheque firmado con ese fin.

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Pague las cuentas y firme los cheques

Verifique la fecha de vencimiento de sus pagos regulares de alquileres, servicios públicos, suministros, etc. Si no quiere pagarlos por anticipado, prepare los cheques y confíe a alguna persona el encargo de enviarlos por correo en las fechas adecuadas. No deje que las cuentas se venzan porque usted se vaya de vacaciones.

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Deje información de contacto para emergencias

Asegúrese de que las personas que quedan en la oficina no se sentirán perdidas ante problemas técnicos o de mantenimiento en su ausencia. ¿Qué sucede si un drenaje se obstruye o explota la caldera? Deje el teléfono del electricista, plomero y otras personas de mantenimiento del edificio. No olvide las computadoras ni la red telefónica. Asegúrese de que también haya información de contacto correspondiente a las personas o asesores de reparaciones.

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Haga una doble verificación de las cosas menos importantes

No olvide la limpieza y las medidas de seguridad. Escriba todas las tareas de las cuales se ocupa en su oficina sin siquiera pensarlo. ¿Usted es la persona que rutinariamente cierra las persianas a última hora de la tarde para evitar que los equipos se sobrecalienten? ¿Usted es la persona que coloca papel higiénico en el baño de los empleados? Piense en todos esos trabajos pequeños y asegúrese de que se hagan en su ausencia. Si usted es quien cierra a la noche, asegúrese de que otra persona conozca el procedimiento para dejar cerrado el edificio.

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