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Herramientas básicas de computación y comunicación

Producido por  My Own Business, Socio de contenido del SME Toolkit

 

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Tipos de comunicación

Testimonio
Gwyn Myers
Consultor en administración de empresas
"No puede trabajar sin comunicaciones y computadoras; son absolutamente necesarias para el éxito de la empresa."
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La comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos que los potenciales clientes y consumidores sepan que existe su negocio, no contarán con la información necesaria para contactarse con usted o comprar sus productos. Si saben de la existencia de su negocio, deben poder contactarse con usted fácilmente.

Existen dos tipos esenciales de comunicación: externa e interna.

  • La comunicación externa busca al consumidor para informarle de la existencia de su producto o servicio y para explicarle por qué debe comprar. Este tipo de comunicación incluye catálogos, diversas formas de publicidad, cartas publicitarias, llamadas telefónicas, sitios Web y cualquier otro esfuerzo para informar a los consumidores sobre su existencia.

    La imagen desempeña una función vital en la comunicación externa. Su logotipo debe representar quién es usted; el membrete de su papelería debe ser una herramienta de venta; sus llamadas telefónicas deben reflejar una actitud profesional.

  • La comunicación interna es esencial para atraer y retener al personal talentoso. Usted debe dirigir su empresa mediante la comunicación coherente de este mensaje; debe motivar a su personal valiéndose de distintas formas de comunicación, entre las que se cuentan premios, boletines informativos, reuniones, llamadas telefónicas y sesiones formales e informales de análisis.

Una comunicación eficaz requiere de herramientas y planificación. En esta sesión analizaremos esas herramientas, al igual que las pautas de planificación, destinadas a facilitar la aplicación de este elemento clave para su negocio: la comunicación.

El siguiente análisis se dividirá en 1) herramientas básicas de comunicación; 2) computadoras; y 3) Internet.

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Herramientas básicas de comunicación

Testimonio
Greg Washington
Consultor, Marketing para médicos
"Considere a la Internet como una oportunidad de crear un folleto electrónico."
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Las herramientas específicas que se pueden usar para fines comunicativos son teléfonos, máquinas de fax y asistentes personales digitales (PDA). Las diferencias entre uno y otro aparato son cada vez menos evidentes. Por ejemplo, un teléfono puede ahora incluir todas las funciones de un PDA y también ofrecer acceso a correo electrónico e Internet. Sin embargo, en este análisis puntual, cada aparato se presentará como una entidad independiente.

  • Teléfonos

    Existen muchos tipos de teléfonos y sólo usted podrá determinar qué tipo o tipos o combinación de ellos será el adecuado para usted.

    Incluso el teléfono tradicional que tiene en su oficina ofrece variadas opciones. Debería comenzar a operar con una línea exclusiva para su negocio como mínimo. Esta línea debe poder recibir mensajes en caso de no ser respondida personalmente.

    Por su parte, el teléfono inalámbrico se está volviendo una necesidad. Con este tipo de teléfono, podrá evitar las llamadas perdidas. Las características necesarias para este tipo de teléfono dependen totalmente de usted y sus necesidades. Al suscribir un contrato con la mayoría de las compañías telefónicas, le darán el aparato telefónico básico en forma gratuita; de lo contrario, puede conseguir un modelo que reciba correos electrónicos, almacene su lista de contactos, mantenga su calendario y le permita disfrutar de juegos interactivos.

    Son muchas las características a partir de las cuales puede elegir un teléfono tradicional o celular; como por ejemplo, llamada en espera, transferencia de llamadas, posibilidades de conferencias telefónicas y correo de voz. También son muchos los planes y las compañías disponibles entre los que puede escoger los adecuados. La competencia ha ampliado el rango de opciones de características populares y patrones de uso, con lo que los aparatos telefónicos se han vuelto muy eficaces en función de los costos. Haga preguntas respecto de sus necesidades específicas antes de escoger una compañía telefónica y un plan. Al cambiar sus necesidades y el uso que da al teléfono, no dude en solicitar información o planes que satisfagan mejor sus nuevos requerimientos.

  • Consejos relativos a teléfonos

    Es importante asignar al teléfono la categoría de una herramienta comercial valiosa. Grabe un mensaje en su correo de voz que informe que devolverá la llamada y luego revise permanentemente su correo de voz a fin de devolver las llamadas a la brevedad.

    Disponga de líneas independientes para su teléfono comercial y personal. No permita que los miembros de su familia contesten ni utilicen la línea comercial. Instale todas las líneas telefónicas adicionales que requiera antes de iniciar sus operaciones.

    Por lo general resulta más aconsejable contar con un sistema remoto de respuesta (correo de voz) que usar una contestadora. El correo de voz es confiable, de costo conveniente, accesible desde cualquier lugar y proyecta una imagen comercial de mayor profesionalismo.

    La necesidad de disponer de un número 800 se está tornando menos urgente en vista de que las tarifas de larga distancia son menos costosas.

    Considere la posibilidad de utilizar un audífono o cintillo, tanto para el teléfono inalámbrico como para los celulares. Estos aparatos facilitan el movimiento, son más seguros y ofrecen una muy buena resolución de sonido.

    Al dejar mensajes telefónicos, mencione claramente su nombre y su número de teléfono, tanto al comienzo como al final del mensaje.

    Respete las normas de protocolo al usar un teléfono celular. La cortesía comercial incluye evitar que lo interrumpan llamadas telefónicas durante una reunión o un almuerzo de negocios.

  • Localizadores

    Existen muchos tipos de localizadores: aquellos que sólo reciben mensajes numéricos; los que ofrecen características de voz y texto; los que incluyen mensajes de entrada y salida; y aquellos que pueden recibir y en ocasiones enviar correos electrónicos. Los modelos actuales tienen distintos colores y tamaños, de manera de satisfacer todas sus necesidades.

    Algunos de estos aparatos operan sobre la base de redes de localización, presentan características de PDA, le permiten recibir y responder mensajes de correo electrónico y los modelos más recientes incluyen un teléfono celular. Uno de los factores clave para su decisión sobre el tipo de aparato que usará es la cobertura geográfica que necesita. Esta cobertura puede ser sólo nacional o internacional, en su más amplio espectro. Las tarifas por este servicio aumentan conforme aumenta la cobertura.

  • Consejos relativos a localizadores

    Utilice el localizador sobre la base de las mismas normas de cortesía que utiliza el teléfono celular. Mantenga su localizador en modo “vibración” cuando se encuentre en reuniones de negocios. No hay nada más molesto que un localizador que comienza a sonar en medio de una importante conversación.

    Si utiliza un localizador con teléfono celular, puede controlar estas interrupciones. Lo más importante es que dé un uso realista a este localizador, es decir, que quienes lo llaman estén conscientes que usted devolverá la llamada a la brevedad y no necesariamente al momento de haber recibido el mensaje.

  • Máquinas de fax

    Esta decisión implica optar por adquirir una máquina de fax sencilla o un modelo “todo incluido” que no sólo envía y recibe faxes, sino que también funciona como impresora y escáner. Su decisión se deberá basar en su presupuesto y restricciones en términos de espacio disponible. Por lo general, mientras más sencillo sea el modelo, menos problemas tendrá con él.

    Es importante contar con el máximo de memoria posible en su máquina de fax. Esta característica le permite enviar documentos a una velocidad mayor que al momento de imprimir. Sólo cuando se ha llenado la memoria, la velocidad disminuirá al nivel de impresión.

    Algunos proveedores le ofrecerán un número de fax que funciona con su sistema de correo electrónico. El sistema de recepción de fax operará igual que si se utilizara una máquina de fax tradicional, pero usted recibirá la comunicación como un adjunto de correo electrónico. Esta característica puede resultar muy útil para aquellas personas que viajan con frecuencia y que no siempre están cerca de una máquina de fax.

  • Consejos relativos a máquinas de fax

    Utilice una carátula adecuada para su empresa. Recuerde que se trata de comunicación externa que refleja su imagen y la operación de su negocio.

    Utilice una línea telefónica dedicada independiente para su máquina de fax.

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Computadoras

Testimonio
Jane Williams
Periódico comunitario La Habra Journal
"Si no puede hacerlo solo, analice con mucho cuidado la opción de tomar un socio."
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Una computadora constituye una herramienta de precio tan alcanzable que ya no debe ser considerada opcional en su empresa.

El siguiente análisis se centra en tres modelos básicos: PC de escritorio, PC portátil y asistentes digitales personales, y en el software que utilizan para operar.

PC de escritorio: éste es el tipo más común de computadora, es decir, el que se instala para funcionar en su oficina. Esta computadora incluye una unidad central de procesamiento, un monitor, un módem, una unidad de CD-ROM, una unidad de disquete y una impresora. También se debe considerar algún tipo de almacenamiento de copias de seguridad, como es el caso de una unidad Zip o un lector/quemador de CD.

La oferta de precios de sistemas computacionales es muy amplia. Por lo tanto, el único consejo que puede resultar conveniente es adquirir el modelo mejor y más rápido que pueda costear. Dada la gran velocidad a la que avanza la tecnología, cualquiera sea el modelo que usted adquiera, dentro de poco quedará obsoleto. Afortunadamente, esto no quiere decir que la computadora que usted compre no podrá satisfacer sus requerimientos comerciales por un período mucho mayor.

PC portátil: tal como lo dice su nombre, ésta es una computadora portátil. Se trata de una sola unidad que contiene una combinación de las características que ofrece una computadora de escritorio. Por lo general no incluye impresora, de manera que deberá adquirirla como un accesorio adicional. Otra opción es adquirir una estación de atraque que le permitirá conectar su PC portátil a una unidad en su oficina, con lo que podrá utilizarla como la unidad central de procesamiento, al mismo tiempo que utiliza un monitor más grande y un teclado de tamaño convencional.

Las PC portátiles tienden a ser un poco más costosas que las computadoras de escritorio, sin embargo, si usted viaja con frecuencia y requiere de una computadora, vale la pena hacer esta inversión. Una vez más, es recomendable adquirir el mejor modelo que pueda pagar.

Asistentes personales digitales: las computadoras de bolsillo o asistentes personales digitales (PDA) se están haciendo cada vez más populares. En rigor, existen dos versiones de estas unidades: 1) las que usan el sistema operativo Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo Microsoft Pocket PC. Estas unidades le permiten sincronizar sus elementos organizacionales clave con su computadora. En un paquete muy pequeño puede ingresar toda su lista de contactos, su calendario y una lista de cosas por hacer. Muchas de estas unidades también le permiten recibir y responder correos electrónicos en forma inalámbrica o transmisión con módem. ¡Siempre lo podrán ubicar!

Software: el software que usted adquiera será clave para hacer de su computadora un asistente de productividad. El sistema operativo, ya sea PC o Macintosh, deberá cargarse en el sistema. Muchos paquetes de software se instalan en el sistema al momento de la compra del equipo. Como mínimo, usted debe disponer de lo necesario para procesar textos, hojas de cálculo y presentaciones.

Por otra parte, debe considerar un software de finanzas y contabilidad que se ajuste a su negocio específico. Recuerde que muchos paquetes de software de contabilidad/mantenimiento de libros no corresponden a sistemas de partida doble, por lo tanto se deben registrar las partidas con cuidado.

Productos auxiliares: son muchos los productos que pueden usarse en forma conjunta con su computadora para potenciar la funcionalidad e imagen de su negocio. Estos productos también requieren de un software especialmente diseñado para facilitar su uso.

  • Cámara digital: una fotografía tomada con este tipo de cámara puede cargarse directamente a su computadora y ser útil para una cantidad de fines. Entre los usos de la cámara digital están fotografías de bienes raíces, catálogos de productos, fotografías que acompañen un currículum vitae y muchas más.
  • Escáner: si tiene una copia impresa de algún documento y desea incluirlo como parte de un documento digital, puede crear una imagen digital al escanear la copia impresa con este equipo. En términos generales, mientras más alto el precio del escáner, mejor será la resolución de la imagen.
  • Transmisión inalámbrica: le permite comunicarse con otros aparatos equipados con la misma característica. El hecho de sólo apuntar el aparato hacia otro, sin necesidad de perder tiempo buscando el cable y los conectores, resulta muy atractivo y tiene muchos resultados productivos.
  • No ignore la importancia de hacer copias de seguridad externas de los programas individuales que se utilizan en su empresa. Las copias de seguridad comte se almacenan en CD o en discos Zip, sin embargo, también existen servicios proporcionados en Internet que facilitan este proceso.

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Internet

Testimonio
Lloyd Totten
Servicio de control de plagas
"La gente me ha recomendado porque soy puntual y presto un buen servicio."
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Internet se ha convertido en una importante herramienta de negocios. Puede utilizarse a nivel básico, para enviar y recibir correos electrónicos y para investigar, y a un nivel más amplio, puede utilizarse como canal de venta de productos y servicios.

Para tener acceso a Internet, necesita un explorador. El explorador es un software. Los dos principales exploradores del mercado son Microsoft Internet Explorer y Netscape Navigator.

Una vez que disponga de su explorador, debe tener acceso a Internet. Esto debe hacerlo a través de un Proveedor de servicios de Internet (ISP). Estos proveedores se diferencian por los tipos de servicio que ofrecen, sin embargo todos incluyen correo electrónico. Si ya tiene más experiencia en el acceso a Internet y el trabajo en un entorno que supone un mayor conocimiento de su parte, un ISP como AT&T o Earthlink puede resultar útil para sus necesidades. Al igual que con otras formas de comunicación, la oferta de planes y precios es muy amplia.

Usted es quien decide cómo utilizar Internet en su empresa. Tal vez aún no esté listo para comercializar sus productos en Internet, pero sí puede estar interesado en desarrollar un sitio Web o una página principal que informe al público lo que usted hace. Por otra parte, puede utilizar Internet como su principal canal de ventas. Simplemente recuerde, la estructura base ya existe, necesita productos y servicios que la gente requiera; debe atraer al público a su sitio Web para darle la posibilidad de adquirir estos productos y servicios en su empresa; debe convencer a los consumidores de comprar sus productos; necesita un lugar donde almacenar sus productos; y debe tener una forma para hacerlos llegar al cliente.

La Sesión 9 de este curso le dará información detallada acerca de Internet y el Comercio Electrónico.

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Planificación tecnológica

Antes de comenzar, planifique la tecnología que requerirá. Instale líneas telefónicas adicionales; adquiera y aprenda a usar la computadora; decida cómo usará o no usará Internet.

Recuerde que supervisar el uso que sus empleados hagan de Internet mientras cumplen sus funciones no constituye una violación de sus derechos de privacidad. La política de su empresa debe constar por escrito y todos los empleados deben firmarla.

Recuerde, el uso apropiado de la tecnología puede dar a su negocio una imagen de empresa consolidada y próspera, ¡incluso antes de comenzar las operaciones!

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Plan de negocios de la Sesión 3: Herramientas básicas de computación y comunicación

Le sugerimos enfáticamente que descargue la plantilla del plan de negocios para esta sesión, Documento 3 – Plantilla del plan de negocios, y la complete ahora mismo.

Sección 3: Comunicaciones
Microsoft Word File MS Word

Instrucciones para completar la plantilla del plan de negocios:

  1. Cada cuadro tiene un título permanente EN MAYÚSCULAS.
  2. Debajo de cada título hay una oración que comienza con “Ingrese...”. Esto lo orientará respecto a qué información ingresar. Los cuadros se agrandarán según sea necesario, por lo tanto, utilice todo el espacio que precise.
  3. Después de completar los cuadros, elimine las oraciones que comienzan con “Ingrese…”. Esto hará que sólo se queden el título definitivo del cuadro y la información que haya ingresado.

Le sugerimos que complete todas las secciones del plan de negocios a medida que vaya avanzando en el curso.

La plantilla que incluye todas las sesiones, de la 1 a la 12, puede ser descargada también como un solo documento:

Secciones 1-12: Todo
Microsoft Word File MS Word

Incluya suficiente material informativo y de investigación. Arme un documento interesante que incluya información general, su biografía, gráficos, datos demográficos y material de investigación. Cuando termine de organizar el plan de negocios, imprímalo y organice las 12 secciones.

Hay muchos otros formatos para planes de negocios en bibliotecas, librerías y software.

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Test de la Sesión 3: Herramientas básicas de computación y comunicación

  1. Si soy demasiado viejo o no cuento con la capacitación para utilizar computadoras y manejar sitios Web, correo electrónico y software, ¿debería crear una empresa?
    1. Sí: Comience sin computadora.
    2. No: Aprenda. Lea libros, inscríbase en cursos y tome clases particulares.
  1. Estoy listo para crear mi empresa pero aún no he cursado clases de computación. ¿Debería crear mi empresa sin software y después computarizarla?
    1. Sí, comience sin programas de computación.
    2. No, espere hasta configurar la computadora.
  1. En mi nueva empresa, pienso tener empleados que accedan a Internet. El control del uso de Internet por parte de los empleados, en horario de oficina, es una violación del derecho a la privacidad.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. Las máquinas de fax deben conectarse por separado con una línea telefónica dedicada.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es una forma de comunicación externa?:
    1. Folletos
    2. Su sitio Web
    3. Reuniones con los empleados
    4. Su membrete
  1. Al utilizar el teléfono (ya sea fijo o celular), se puede mejorar la claridad, seguridad y versatilidad al utilizar:
    1. El micrófono del instrumento
    2. Auriculares con micrófono
  1. Los números 800 para llamadas gratuitas se están tornando menos importantes debido a las menores tarifas de larga distancia.
    1. Verdad
    2. Mentira
  1. ¿Qué sistema es recomendado para recibir mensajes telefónicos en el caso de que no se hayan tomado personalmente?:
    1. El correo de voz, administrado por la empresa telefónica.
    2. Un contestador automático.
  1. Los conocimientos de programas que utilizan hojas de cálculo son considerados:
    1. Útiles para una limitada cantidad de empresas.
    2. Conocimientos y programas fundamentales.
    3. Útiles para muchas empresas.
  1. Un asistente personal digital (PDA) puede realizar todas las funciones siguientes: servir de teléfono celular, enviar y recibir faxes y mensajes de correo electrónico que usted recibió y administrar su agenda.
    1. Verdad
    2. Mentira

 

Diríjase a la Sesión 4: Organización

 

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