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“Teneduría de libros & Contabilidad”

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Tradicionalmente, lo que sucedía es que alguien usaba el método antiguo de guardar los recibos y los gastos en una caja... y después se los daba a su contador al fin del año y dejaba que él resolviera todo, y 3 o 4 meses más tarde le entregara las buenas nuevas o las malas noticias... si usted ganó o no ganó dinero el año pasado y que si debe o no debe impuestos.

Y ese método tal vez no era bueno, pero por lo menos funcionaba en ese entonces.

Pero hoy, con ciclos empresariales son cada vez más cortos y hay presiones cada vez mayores para entender las consecuencias de las decisiones empresariales... eso quiere decir que cualquier empresa sin importar que tan pequeña sea tiene que contar con buenas prácticas para llevar los libros de cuentas y la contabilidad.


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Una y otra vez realmente, vemos la triste historia de las empresas que tienen prácticas insuficientes o incompetentes de teneduría de libros y contabilidad y eso les causa una gran cantidad de problemas con todo tipo de personas.

Es un gran problema en su relación con el Servicio de Impuestos Interno... es necesario reportar los impuestos de la empresa y debe hacerse en forma que ellos puedan venir y hacer una auditoria.  Y si ellos tienen demasiadas sospechas, van a hacer una auditoria y eso es algo por lo que nadie quiere pasar.

 
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También existen responsabilidades ante otras entidades tributarias, a menudo a niveles estatal y local.  Hay responsabilidades ante otros socios y accionistas de la empresa.  Usted tiene que poder hacer el seguimiento de las actividades de su empresa y saber cuales son sus gastos reales y sus ingresos reales... y comprender, seguir y predecir esos flujos y en resumen... es una gran cantidad de información a la que si usted no tiene acceso y no la tiene disponible inmediatamente no va a poder tomar buenas decisiones de negocios.


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Usted tiene en realidad varias opciones... una es contratar un servicio externo de tiempo parcial de teneduría de libros para que venga y lo organice en un programa para guardar sus recibos y crear un modelo empresarial basado en las transacciones.

Y después proporcionarle a intervalos muy regulares la información que necesita para saber si esta ganando dinero con su empresa, y si no esta ganando dinero decirle lo que probablemente debe hacer para cambiar la situación muy rápidamente.

El siguiente nivel es que ... hay muchos sistemas de archivo empresarial disponibles, desde los antiguos sistemas de bóveda en los que usted rellena las pequeñas hojas de carpetas y hace el seguimiento, el seguimiento de su empresa de esa forma ...

Frecuentemente en una empresa individual familiar tradicional, un miembro de la familia gestiona el negocio y otro se encarga de la teneduría de libros y gestiona las finanzas.

Esos sistemas no responden lo suficientemente bien a las actividades de hoy día ... y por eso en realidad es importante utilizar algo como un sistema por computador tal como QuickBooks, que muchísimas empresas usan actualmente y tiene un proceso muy simple en el que usted ingresa la información según los distintos mensajes al usuario y obtiene ... con solo oprimir un botón ... los balances de contabilidad que básicamente le indican como va su empresa ...



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Las pequeñas empresas no piensan que están utilizando un sistema administrativo y, a pesar de eso, la misma información contable que recolectan es el centro de su sistema administrativo.   El sistema administrativo es la información integral que necesitan para tomar buenas decisiones todos los días.

Las empresas deben tener ese tipo de información disponible y saber inmediatamente cuando están perdiendo dinero... deben detectar y resolver el problema inmediatamente, porque puede intensificarse rápidamente.

Así, hoy día podemos usar un sistema de reportes administrativos MRP (de su sigla en inglés) que le proporciona la información que necesita, en el contexto de un “tablero de control.”

Un tablero de control es algo muy interesante.  Está controlado por dos cosas: 1) usted crea un presupuesto empresarial que es específico para su empresa.  Él presenta en detalle todos los elementos de la operación que constituyen el sistema.  2) Después, su sistema de contabilidad empieza a recoger los datos de la operación en el mismo formato y continuamente compara los dos.

Tan pronto como la operación real se aparta del presupuesto el sistema lanza una bandera de alerta en ese formato de reporte muy simplificado que aparece en la pantalla, el tablero de control.

Eso quiere decir que la empresa no se tiene que preocupar acerca de todas las áreas de la empresa que marchan según el plan; solo se tiene que preocupar del área de la empresa que no va según el plan y tomar una acción correctiva tan rápidamente como sea posible en ese elemento de la empresa.



0:55 (accounting #2)

Por unos MXN150 USD al mes puede contar con un sistema en funcionamiento... no tiene que preocuparse del software, o de donde se hospeda.  No tiene que preocuparse acerca de como se opera... no tiene que tener personal de sistemas que mantenga la red o cualquier otra cosa.

Y la información generada se ingresa desde los distintos sitios en donde ocurre.  Como lo hace con las ventas por tarjeta de crédito.   La información va directamente al sistema de contabilidad sin que ningún empleado tenga que buscarla en alguna cuenta y después ir e ingresarla al sistema.

El sistema automático después cambia y compara todas esas actividades con su presupuesto y le indica como se está desempeñando constantemente y en tiempo real.


Comentario:

Para obtener mayor información acerca de los temas tratados en este segmento de aprendizaje para pequeñas empresas del SME, por favor haga clic en los siguientes enlaces.

Serie de aprendizaje para pequeñas empresas del SME

1)      Servicio de impuestos internos

2)      Capacitación para la pequeña empresa

3)      Sistema de teneduría de libros / Contabilidad para la pequeña empresa

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