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Las oficinas de siguiente generación son a la carta

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En la medida que las PyMEs se esfuerzan por mantener los gastos generales bajos, mantener un perfil competitivo no quiere decir tener que comprar equipos costosos y espacio de oficina fino y elegante. Los lugares de trabajo flexibles se están imponiendo y generando servicios para oficina que están disponibles en el momento, el sitio, y la forma en que los requieren las empresas. Este puede ser el fin de los contratos de arrendamiento de largo plazo.

En tan solo los últimos años, el número de trabajadores móviles y de teletrabajo se ha disparado. Cada vez es más común que los trabajadores realicen algunas o todas sus responsabilidades del trabajo fuera de la oficina, y analistas de la industria pronostican que este número va a continuar en aumento durante los próximos años. En la economía global actual un arreglo flexible de oficinas le ofrece ventajas tremendas a todo tipo de PyMEs - desde empresas con sede en casa hasta equipos grandes de guerreros de la calle.

Operar fuera del espacio de la oficina tradicional y bien equipada puede parecer una tarea de enormes proporciones. Aunque las tecnologías modernas como el acceso a Internet de alta velocidad hacen el trabajar desde casa algo que es posible desde el punto de vista técnico, mantener el profesionalismo de un ambiente de oficina desde la mesa del comedor puede ser un poco más difícil de lograr. La mayoría de los empleados móviles no cuenta con recepcionistas o salones de reuniones en sus casas, y los viajeros ejecutivos que intentan trabajar desde el cuarto de un hotel a menudo se encuentran con que los servicios son inadecuados.

Es en esta situación en la que los servicios flexibles y externalizados de oficina son útiles. Dichos centros empresariales tienen oficinas totalmente amobladas y equipadas disponibles por horas, días o meses, y se encuentran ubicadas en áreas suburbanas y en los sitios más céntricos en las principales ciudades. Las oficinas flexibles están ganando popularidad en el mundo empresarial como una opción excelente para los teletrabajadores y los guerreros de la calle. Aparte de las oficinas, es posible disponer de servicios complementarios como soporte administrativo profesional y acceso a salones de reunión y capacitación y suites para videoconferencias.

 

Tecnología en la marcha

El Grupo Regus, el mayor proveedor mundial de servicios externalizados de oficinas ofrece más de 750 centros empresariales de categoría mundial - de lujosos a prácticos. Aparte de las oficinas cada centro cuenta con salones adaptables para reuniones y capacitación, una sala de estar empresarial para viajeros ejecutivos así como suites para videoconferencias. Regus también ofrece un conjunto de opciones de oficina virtual que son perfectas para el trabajador en casa.

Para maximizar el flujo de caja y reducir el riesgo para la pequeña empresa, no hay altos costos iniciales asociados con la preparación de una oficina Regus y cada empresa decide que periodo satisface sus necesidades. Con un acuerdo sencillo de una página, todo lo que el profesional debe hacer en una oficina Regus es entrar, sentarse y empezar a trabajar.

Las soluciones flexibles de oficina como las ofrecidas por Regus, las cuales están disponibles en ciudades en todo el mundo, facilitan la vida de los viajeros ejecutivos y los hacen más productivos. Las reuniones incómodas con clientes en la recepción de hoteles o en restaurantes ruidosos son cosa del pasado ahora que con solo una llamada telefónica el viajero ejecutivo puede organizara reuniones de todo el día con facilidades de multimedios y almuerzo buffet. Olvídese de tratar de enviar un fax desde la recepción congestionada de un hotel. Los servicios flexibles de oficina ofrecen toda la tecnología y el apoyo necesario para operar eficiente y efectivamente mientras está de viaje.

Para Regus esto también incluye ofrecerle a los viajeros ejecutivos membresías con "Acceso de red" que permiten acceder a sus 750 salas empresariales alrededor del mundo. Si un miembro con Acceso de red necesita una oficina o un salón de reuniones por un día, es posible hacer el acuerdo necesario en el momento que se necesita, de manera ad hoc y con extras como servicio de comidas y bebidas y de videoconferencia.

 

Oficinas satélite sin precios astronómicos

Vale la pena señalar que los lugares de trabajo externalizados no se limitan a los teletrabajadores o los viajeros ejecutivos. Muchas PyMEs requieren presencia física en múltiples sitios para mantener una alta visibilidad. Pero equipar y administrar oficinas regionales y/o satélite puede ser costoso y engorroso.

Abrir una oficina así sea pequeña requiere negociar contratos de arrendamiento, comprar muebles, comprar e instalar redes y sistemas telefónicos, y contratar personal, sin incluir las cuestiones continuas de administración. Cuando la oficina satélite crece, la empresa tiene que volver a seguir el proceso de obtener y adecuar una nueva sede otra vez. Y cuando es hora de cerrar o reubicar la oficina satélite, el enredo de contratos y bodegas repletas de equipo de oficina sobrante pueden ser un dolor de cabeza.

Los lugares de trabajo externalizados le ayudan a las PyMEs a evitar el complique y los gastos de dotar y administrar una oficina satélite, dado que el espacio de oficina, los muebles, la red y el acceso telefónico y los empleados son administrados por personal experto especializado en esas tareas. Esto le permite a las PyMEs enfocarse en su actividad principal y no en la administración de oficinas, que tomaría demasiado tiempo. Así obtienen flexibilidad para reubicarse, expandirse o reducirse en tamaño sin estar sujetas a compromisos en contratos de largo plazo.

 

Cuando todo lo que se requiere es una dirección de prestigio

Para los empresarios dueño domiciliados en casa que no desean usar una dirección residencial, existe una variante de la oficina externalizada que se conoce como "oficina virtual." Una oficina virtual le permite a la empresa con sede en casa tener una dirección de prestigio y empresarial así como un servicio profesional para contestar el teléfono sin tener que arrendar un espacio físico real. Y si el empresario dueño domiciliado en casa necesita contar con un espacio de oficina profesional de vez en cuando, puede usar simplemente una oficina o salón de reuniones de un centro empresarial Regus cercano.

 

Una oficina a sus órdenes

Con empleados preocupados por los altos costos del combustible y autopistas congestionadas, precios de finca raíz altos y la tendencia creciente hacia la globalización, más y más empresas están buscando formas de recortar gastos generales y encontrar formas de ayudarle a sus empleados a ser más productivos.

La evolución de los lugares de trabajo externalizados le puede ayudar a las PyMEs a ganar un apoyo competitivo con acceso a sitios de trabajo profesionales en el momento, el lugar o la forma en que lo necesiten. Muy pronto, gracias a compañías como Regus, las PyMEs en todos lados tendrán siempre una oficina profesional propia.

 

 

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