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Depósito remoto: una fórmula ganadora para los bancos, cooperativas de crédito y empresas

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Las instituciones financieras (IF) regionales y comunitarias lideran la adopción de la captura de depósitos remotos (RDC, por sus siglas en inglés) dentro de la industria. La RDC crea eficiencias dentro de la IF, ayuda a atraer a nuevos clientes y abre nuevos canales para la prestación de servicios. Para los clientes de la empresa, la RDC ofrece un flujo de caja mejorado a partir de un procesamiento electrónico de cheques más puntual y conveniente. Obtenga más información acerca de cómo capturar los beneficios del depósito remoto.

Mirando el reloj a avanzadas horas de la tarde de un viernes, un comerciante se da cuenta de que sólo tiene unos minutos para llegar hasta su institución financiera para depositar los cheques recibidos durante los últimos dos días. Deja otras tareas y se apresura para llegar, haciéndolo apenas a tiempo para el cobro de los cheques a acreditarse en su cuenta comercial. Pero mientras el comerciante podría respirar tranquilo tras haber realizado el depósito, todos los procesos siguientes de compensación son soportados por la IF.

Afortunadamente para las instituciones financieras (IF) y para sus clientes, los días de actividades de último minuto en las IF están llegando a su final, gracias a la captura de depósitos remotos (RDC). Estas soluciones actualmente son cada vez más utilizadas por bancos, cooperativas de crédito y empresas de todos los tamaños para explorar la información de cuentas y depositar fondos electrónicamente en forma inmediata.

Según Gary Brand, Director de Programas Asociados para la división de tecnología de pagos globales de CheckFree, la exigencia del cliente de la empresa para obtener más eficiencia constituye el motivo de la popularidad cada vez mayor de la RDC. "Lo que realmente está impulsando esta tendencia en el mercado no son necesariamente los ahorros importantes para la institución financiera," afirma Brand. "El motivo es la mayor demanda por parte de sus comerciantes, de sus minoristas y de sus cuentas corporativas para contar con este tipo de capacidad. Realmente es un mandato de sus clientes comerciales, más que una cuestión de reducción de costos dentro de la institución, aunque ése constituye un beneficio adicional para la institución financiera."

Evitar montañas de papeles abre las puertas a un nuevo desarrollo

La RDC hace que las IF sean más eficientes al reducir las enormes cantidades de trámites y al eliminar los procesos manuales que consumen tiempo y son propensos a sufrir errores humanos. A diferencia del procesamiento físico, la RDC permite que los clientes de la institución financiera puedan realizar depósitos en forma remota a lo largo del día con una computadora estándar, utilizando un software de punto de venta (POS). La institución financiera, por su parte, simplemente recibe y procesa la información de los cheques en forma electrónica.

La RDC facilita también medidas para el ahorro de costos. La ley Check Clearing for the 21st Century Act, o "Check 21" permite que las IF puedan devolver copias de cheques cancelados, escaneadas de forma digital. Las soluciones de RDC frecuentemente proporcionan esta capacidad, reduciendo el gasto de almacenamiento y posterior envío por correo de toneladas de papeles a los clientes. Eso representa más buenas noticias para las instituciones financieras regionales y comunitarias, las cuales ahora pueden utilizar la RDC para reducir significativamente los costos generales y mejorar el flujo de caja.

Pero quizá el beneficio más importante para las IF sea el nuevo potencial de desarrollo.

Gary Brand, de CheckFree, observa que la RDC ayuda a las IF a atraer más clientes, ya que los comerciantes son más propensos a ofrecer sus negocios a instituciones financieras que ofrezcan RDC, debido a que ello hace que los servicios bancarios sean más sencillos de acceder.

Y al eliminar los costos y requisitos de transporte, las IF comunitarias y regionales pueden proporcionar servicios a clientes que se encuentran más allá de las áreas en las cuales desarrollan actividades. Por ejemplo, un banco regional podría extender sus servicios a todo el territorio de un estado o provincia, sin quedar agobiado por costos de mensajería.

Según Brand, la RDC también ofrece oportunidades para desarrollar relaciones más profundas entre las IF y sus clientes, "la capacidad de proporcionar servicios adicionales de generación de informes y administración de cuentas que no eran necesarios con los depósitos manuales; a medida que ingresamos en el proceso de los depósitos electrónicos, la tecnología permite la aparición de algunas metodologías de administración exclusivas y muy novedosas que los bancos pueden proporcionar como un servicio adicional a sus clientes."

Por estas razones, no debería ser sorpresa que la captura de depósitos remotos esté creciendo en popularidad entre bancos de todos los tamaños y parezca convertirse rápidamente en un diferenciador competitivo en la industria financiera. Según una encuesta realizada por el periódico American Banker , el 58 por ciento de los bancos pequeños en los Estados Unidos ha adoptado o planifica adoptar el depósito remoto de cheques para finales del año 2008.

Los clientes de la empresa aprovechan un incremento en la capacidad de respuesta del banco

Mientras que las IF obtienen más eficiencia e incrementan los volúmenes de transacciones, sus clientes comerciales pueden incrementar también su rentabilidad a través de la RDC. Los costos se reducen ya que se necesita menos tiempo y esfuerzo para clasificar los cheques, los asientos de saldos de depósitos, para preparar las boletas de depósito y para entregar el depósito al banco.

Brand explica otra fuerza de impulso detrás de la adopción de la RDC por parte de los comerciantes, "un comerciante podría tener múltiples instituciones [financieras] con las que trata, en base al lugar donde se ubican geográficamente. Podría tener tres bancos diferentes con los que realiza transacciones simplemente como consecuencia de que sus locales están muy dispersos geográficamente. Y lo que este sistema permite es consolidar sus relaciones bancarias con una única institución, en lugar de distribuirla a través de múltiples instituciones."

Según un estudio realizado por el proveedor de software de planificación de capacidad Meta Software, el depósito remoto de cheques posee el potencial para mejorar el acceso de un minorista a los fondos en un 54 por ciento. Las pérdidas por cheques devueltos por fondos insuficientes también pueden reducirse significativamente. El estudio de Meta Software afirma que estos problemas pueden reducirse en un 20 por ciento con las tecnologías de depósito remoto de cheques.

La RDC también proporciona a las empresas pequeñas y medianas (SMB) más disponibilidad de flujo de caja debido a que los cheques electrónicos tienen prioridad de procesamiento por sobre los cheques de papel. Y como la RDC reduce radicalmente el tiempo de procesamiento, muchos bancos aceptan y acreditan depósitos remotos bastante tiempo después del cierre de la oficina de la sucursal. También existen beneficios adicionales en cuanto a la flexibilidad de los depósitos, disponibles para las SMB con la RDC, afirma Brand, de la firma CheckFree. "Eso significa la capacidad de optimizar depósitos y tipos de depósitos, y el tipo de fluctuación y tasas de interés que la empresa y los consumidores pueden obtener con sus depósitos."

Implementación más sencilla gracias a la sofisticación de los servicios web

Las soluciones de depósitos remotos a menudo se instalan y administran en el sitio de alojamiento de las IF, lo cual permite que los comerciantes puedan acceder a la información a través del Internet, de manera muy similar a la forma en que muchos consumidores actualmente acceden a sus cuentas bancarias personales.

La sofisticación cada vez mayor de los servicios web soporta grandes cantidades de depósitos, y posibilita el uso de herramientas de administración para la IF y para sus clientes, lo cual permite la búsqueda de depósitos por sucursal, historial de cuenta, ubicación y fecha.

Beneficios a largo plazo

La RDC es una respuesta adecuada en una era en la cual la mayoría de nosotros esperamos un servicio y resultados inmediatos. En vez del período de espera que muchas personas atraviesan luego de librar un cheque, el débito en la mayoría de los casos se realiza dentro de las 24 horas. Esto no sólo hace que los servicios tales como la banca en línea sean más efectivos, sino que la RDC promete hacer de las visitas de último minuto al banco un recuerdo del pasado.

Tal como señala Brand, estos servicios son apropiados no solamente para minoristas. "También es absolutamente aplicable a las industrias de carga, o a mercados verticales de transporte, producción, distribución y atención médica," afirma Brand acerca de la RDC. "Existen tantos tipos diferentes de compañías y entidades que se benefician de este tipo de tecnología que apenas estamos comenzando a apreciar los beneficios."

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