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Cómo dirigir una reunión formal

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

A medida que su pequeña empresa crece, aumenta también el tamaño de las reuniones. Los encuentros informales pueden ser eficaces, pero cuando el tiempo es escaso y los proyectos son complejos, se requiere ser más ordenado. Si trabaja con clientes corporativos es posible que también necesite dirigir una reunión formal.

Paso uno: Fije objetivos

Un objetivo claro animará a la gente a asistir porque comprenderán el propósito de la reunión. Asimismo, sentará las bases de una reunión focalizada.

Por lo general, las reuniones tienen uno de dos objetivos: informar o decidir. "Discutir" no constituye un objetivo para una reunión. Por ejemplo, "determinar el posicionamiento de mercado de la publicidad comercial de la Serie 2000" es un objetivo real. Es focalizado y anuncia claramente el propósito de la reunión. "Discutir el marketing para la Serie 2000" suena sin propósito y podría instar a divagaciones en lugar de tomar medidas.

Paso dos: Reúna a los asistentes

Prepare una lista de quiénes deben asistir a esta reunión. Piense cuidadosamente si alguien necesita o no estar en la sala durante toda la reunión (tal vez pueda participar a través de una audioconferencia, o sólo en un tema específico). Recuerde, si desperdicia el tiempo de los demás, es menos probable que asistan y participen en la próxima reunión que organice.

Sea perentorio al convocar a una reunión. Debe respetar los horarios de la gente, pero le será más fácil programar una reunión si dice "Por favor asista, y si no le es posible, le ruego avisarme". Siempre indique el objetivo de la reunión, la hora de inicio y la hora de conclusión. Además, recalque que comenzará puntualmente.

Paso tres: Prepare el orden del día

Un orden del día es una lista de los puntos principales que debe tratar para cumplir con su objetivo. Puede ser para su uso personal o para distribuir en la reunión. La parte positiva de distribuir un orden del día es que brinda una pauta que la gente puede seguir. La parte negativa es que tal vez distraiga a los asistentes; podría tentarlos a saltarse a temas que todavía no corresponde tratar. Por ejemplo, si el quinto punto de la lista es ingeniería, es posible que los ingenieros participantes quieran saltar directo a ese tema. Si necesita resolver otros temas antes, tal vez quiera reservarse el orden del día para sí mismo. Si está organizando una reunión sobre la marcha de un proyecto, puede usar el cronograma del proyecto como orden del día.

Si decide repartir el orden del día, asegúrese de consignar el objetivo y la fecha en la parte superior de la página. Todos los puntos deben marcarse claramente. Todos los asistentes deben recibir un orden del día, así que haga suficientes copias.

Paso cuatro: Mantenga el control

Una vez que haya comenzado la reunión, es su responsabilidad mantenerla en movimiento y focalizada. Aquí tiene algunas sugerencias para lograrlo:

  • Comience a la hora indicada, incluso si hay gente que aún no ha llegado. Si espera hasta que llegue la última persona, está acostumbrando a la gente a que llegue atrasada.
  • Explique brevemente de qué se trata la reunión.
  • Si ha distribuido un orden del día, asegúrese de que todos lo sigan de manera que cumpla sus objetivos.
  • Si la discusión de un tema se prolonga sin que se tome ninguna decisión, es su responsabilidad intervenir y decir algo como, "Por el bien del cronograma del proyecto, necesitamos tomar una decisión".
  • Si es evidente que un asunto no se puede resolver, determine qué se necesitará para resolverlo en el futuro y agréguelo al cronograma de trabajo del proyecto.
  • Control del grupo: tiene que ser firme si el grupo se aparta del camino y sugerir que el asunto se analice en otra ocasión.
  • Programe la próxima reunión al finalizar la reunión actual.
  • Si usted convocó la reunión, es responsable de tomar notas o designar a alguien para que lo haga.
Paso cinco: Seguimiento

Una vez terminada la reunión, aún le queda trabajo por hacer.

Prepare y distribuya una ayuda-memoria interna resumiendo lo que se trató, lo que se resolvió y las medidas que se deben tomar respecto de los temas que requieren aclaración adicional. El contenido debe provenir directamente de las notas de la reunión. Su ayuda-memoria debe ser breve: basta con una pequeña cantidad de viñetas.

Asegúrese de agradecer a la gente su asistencia y participación. Les gustará saber que se aprecia su tiempo.

Actualice su cronograma de trabajo para incluir el avance reportado en la reunión. En su actualización, incluya la fecha de la próxima reunión, junto con lo que se debe lograr para esa fecha.

Distribuya el cronograma de trabajo revisado.


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