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Control gerencial

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Control de recursos

Saque el mayor provecho de los recursos más escasos ~ tiempo, personal, y dinero.

Por:    Dr. William R. Osgood

Aunque el éxito le puede llegar a una empresa como consecuencia accidental de estar tratando de mantenerse a flote y reaccionando a los problemas a medida que estos surgen, es poco probable que esto suceda. Hay demasiados factores que deben organizarse para poder aspirar con cierta certeza que la coordinación esencial se va a dar. La buena administración ayuda a hacer el uso más eficiente posible de los recursos más escasos: Tiempo, personal, y dinero. Planificar el uso productivo de dichos recursos le permite obtener un mayor rendimiento de los esfuerzos realizados. El control ayuda a asegurarse que los planes están funcionando como se espera y, sino, ofrece la oportunidad de saber por qué no y tomar medidas correctivas. La clave del éxito en la administración de empresas es determinar que debe hacerse, quien lo va a hacer, y como se sabe que ya se cumplió.

¿Qué debe hacerse? El Análisis funcional de tareas identifica y describe las diferentes funciones o actividades que deben realizarse en la empresa con el fin de asegurar que todas las operaciones se realizan de manera cabal. El resultado de este proceso es una lista de las distintas actividades y tareas específicas que su empresa necesita para el diario funcionamiento. También incluye las funciones necesarias de la empresa para mantenerse atenta y responder al cambio, creativa y proactivamente.

Las grandes sociedades tienen ejecutivos de alto nivel y cada uno tiene la asignada responsabilidad para las diferentes funciones laborales de la organización. Un organigrama muestra las distintas responsabilidades funcionales por medio de títulos como vicepresidente de mercadeo, producción, finanzas, personal, planificación, y otros. Las empresas más pequeñas deben considerar sus operaciones de manera similar. Alguien debe realizar las mismas funciones que en la organización más grande, o de lo contrario la pequeña empresa no podrá operar efectivamente. Es esencial identificar cada una de esas áreas críticas. Para empezar, cree su propio organigrama que muestre todas las mismas funciones representadas en la empresa grande, y al lado anote cuanto tiempo puede requerir regularmente. Una vez que las áreas funcionales hayan sido identificadas, defina las tareas relacionadas que deben realizarse en apoyo a cada actividad. Una forma de abordar esta tarea eficientemente es hacer una lista de todas las tareas de trabajo que se realizan actualmente en la empresa. La lista puede generarse de la descripción de los puestos y/o de un análisis real de los diagramas de flujo de procesos, tal como un análisis de la bitácora diaria de tareas. Es mucho mejor utilizar para esto un enfoque sistemático en vez de uno informal. Si depende de la memoria seguramente vaya a omitir varias actividades importantes.

¿Quién lo hará? Una vez que haya completado el Análisis Funcional de Tareas, el siguiente paso es asociar a las personas con las actividades. Un trabajo cuidadoso en la primera parte de este ejercicio producirá una lista bastante específica de tareas que deben ser realizadas, junto con una estimación del tiempo requerido para realizar cada actividad regularmente. El siguiente consiste en asociar el nombre de una persona con cada una de las tareas individuales. En este caso, resulta crítico asegurarse de contar con el personal idóneo para cada una de las tareas que deba realizarse, que cada quién entienda completamente lo que debe hacerse, y que cuente con la motivación para hacerlo. En casi todas las pequeñas empresas, los recursos humanos garantizan o impiden el éxito de la empresa.

Una vez que los empleados indicados se han asociado con cada elemento de trabajo en el Análisis Funcional de Tareas, la estructura laboral se establece formalmente por medio del proceso de Mapeo Organizacional. El resultado es una versión muy detallada del organigrama completo, con tareas, subtareas, plazos, y nombres de responsables.

¿Cómo saber si, cuándo, y qué tan bien se realiza el trabajo? A medida que las tareas son asignadas, determine las formas en que determinará con claridad si es que se han cumplido o no. Esto es importante no solo en el sentido general de administración de la empresa y para asegurarse que todo marcha sobre rieles, sino que es crucial para delegar responsabilidades. Al final de cada proyecto, es necesario que usted y sus subordinados puedan ponerse de acuerdo claramente acerca de los logros y de lo que no se ha completado en un periodo de tiempo dado.

El proceso del plan de trabajo es el vehículo por medio del cual se asignan las actividades. El establecimiento de criterios de evaluación permite predeterminar como se medirá la eficacia en las distintas áreas. Cuanto más específicos sean los criterios, y más eficazmente se comuniquen a cada empleado, más preciso será el comportamiento de la organización. La información requerida para hacer un seguimiento de las actividades puede obtenerse como una serie de informes de desvíos, en los que los resultados reales se comparan con los resultados proyectados.

Como lograrlo. El método de Análisis Funcional de Uso del Tiempo ayuda a establecer quien realiza actualmente cada tarea en la empresa, y cuanto tiempo toma. Una vez que esto haya sido determinado, analice y organice los resultados utilizando nuestro formulario de Mapa Organizacional. El trabajo se puede asignar a personas específicas. Primero, cubra cada tarea con una asignación específica de personal, después sume las asignaciones de tiempo para cada empleado. Así cubrirá todas las tareas y podrá descubrir rápidamente las áreas en las que cada empleado puede tener un compromiso en exceso o en defecto. Realizadas estas actividades, la Agenda de planificación de tiempo le permite asignar el trabajo a cada empleado clave semanalmente y acordar con él o ella la viabilidad y prioridad de las distintas tareas. Mediante una breve revisión recíproca al final de la semana, podrá evaluar rápidamente lo que se hizo y planificar la siguiente semana. Esta es una poderosa herramienta de comunicación, así como de control y supervisión gerencial.

Los Mapas Organizacionales le permiten definir de manera eficiente y eficaz las tareas en la empresa, estimar el porcentaje relativo de tiempo que requieren los empleados para cada una, y después asignar las tareas definidas a personas específicas en la organización. El proceso también muestra las áreas en las que se debe contratar nuevos empleados para cubrir ciertas tareas necesarias. No olvide incluirse a usted mismo, pero sea razonable. Nadie dispone de una cantidad ilimitada de tiempo. Aun cuando trabaje 18 horas al día, después de un tiempo perdemos la eficiencia y, por ende, nuestra ventaja.

El Mapa organizacional siempre es un ejercicio interesante y valioso. Buena suerte.

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